Voy a proponerte una cosa: si en este momento no estás conduciendo o troceando algo con un cuchillo de cocina enorme, haz lo siguiente: mira tu reloj o el que hay en la pared. ¿Ves cómo se mueve el segundero? Vale. Obsérvalo unos instantes y ahora… ¡Detén el tiempo! ¡Vamos, páralo…! No puedes, ¿verdad? Claro que no, el tiempo no se para nunca.

Esa es la clave para comprender cómo funciona la gestión del tiempo: no podemos gestionar el tiempo, solo gestionamos su uso. Seguro que has escuchado muchas veces que “el tiempo es oro”, pero en realidad no lo es. Imagina que miras tu reloj a las 12 de la noche. En ese momento, tienes exactamente 1440 minutos hasta que llegues a la medianoche nuevamente. El dinero es dinero y siempre se puede ganar más. Sin embargo, no puedes crear más tiempo. Es el uso que haces del tiempo lo que tiene verdadero valor, lo que es dinero.

El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tenemos. Sin embargo, la mayoría de los gerentes de restaurantes lo desaprovechan. Seguro que pones toda tu energía en aquellas cosas en las que te centras. De hecho, gestionar adecuadamente el foco y la energía que se pone en esas tareas, es la forma en que las personas de más éxito hacen las cosas. Todos tenemos disponibles el mismo número de horas cada día. La diferencia entre los que lo intentan sin resultado y los que consiguen lo que quieren en sus vidas y en sus negocios está en cómo usan esas 24 horas. Los primeros son simples autoempleados, mientras los segundos responden claramente a lo que debe ser un auténtico empresario.

Tal vez hayas oído hablar de la regla 80/20, también conocida como Principio de Pareto. Esta regla establece que aproximadamente el 80% de tus resultados provienen de solo el 20% de lo que haces. Asumir que eso es una verdad puede resultar sencillo. No lo es tanto descubrir cuál es tu 20% productivo. Sin embargo hay una norma que lo hace todo más fácil en ese sentido: céntrate en aquello en lo que eres realmente bueno y delega el resto de las cosas.

Seguro que tienes en tu equipo personas cualificadas que pueden desempeñar alguna de las tareas que sobrecargan tu tiempo y te impiden ser más productivo. Y si eso es así, ¿qué te impide focalizar toda tu energía en ese 20% y maximizar tus resultados?

Piensa qué actividades puedes delegar en otros, recuerda que el tiempo no se detiene, así que prioriza e invierte tu tiempo en actividades que sean realmente rentables para ti y para tu restaurante. Este es, quizás, el mejor consejo que puedo darte en cuestión de gestión del tiempo porque lo cierto es que la mayoría de las estrategias al uso que suelen recomendarse para un restaurante no funcionan.

Y no funcionan en el caso de los restaurantes por una sencilla razón: la mayoría de las estrategias de administración del tiempo se han diseñado para personas que trabajan en horario de oficina. No conozco ningún restaurante que pueda asimilar su rutina a la de una oficina que funciona de 9 de la mañana a 5 de la tarde, así que la gestión de la jornada no puede ser ni siquiera semejante. Pero tranquilo, voy a darte una serie de principios que te ayudarán a ser más eficaz en el uso del tiempo. Te ayudarán, ya lo verás.

Los principios para una gestión eficaz del tiempo en un restaurante.

1. Las listas de tareas tradicionales no sirven para nada. Son simplemente recordatorios de todas las cosas que pretendemos hacer y que la mayoría de las veces no hacemos. Lo que me desconcierta es que muchas personas se enorgullecen de la longitud de su lista de tareas pendientes. Es casi como una insignia de honor tener una lista realmente larga para mostrarle a la gente lo ocupado que estás, cuando la verdadera cuestión debería ser si estás ocupado o eres efectivo.

   Efectivamente, las listas de tareas tradicionales no son más que una colección de buenas intenciones que nunca deben definir tu estrategia de administración del tiempo. Sin embargo, puedes usarlas si las entiendes cómo una forma de dividir o agrupar las cosas en categorías. Por ejemplo,  las categorías pueden ser: cocina, bar, oficina, equipo de servicio, equipo culinario, gerentes y proveedores. El truco sería entonces tan sencillo como colocar cada cosa que te ocupe la mente en la categoría apropiada.

2. Usa la Ley de Parkinson: el trabajo se expande o se contrae para cumplir con las obligaciones. Si le das a alguien una semana para trabajar en un proyecto, la mayoría de las personas no sentirán la presión de hacer nada hasta unos días antes de su vencimiento (seguro que esto te suena de tus tiempos de estudiante, ¿no?).

   Lo mejor es siempre establecer una fecha límite más ajustada para la ejecución de las tareas y conseguir de tu personal el compromiso de cumplir con esa fecha límite. Por ejemplo, cuando le das a un cocinero una lista de preparación, asegúrate de poner un tiempo límite para completarla. Hay cocineros que si les das 12 artículos para preparar en 8 horas, usarán las 8. Pero si les dejas claro que solo tienen 6 horas para hacerlo, verás como muchos pueden conseguirlo en ese tiempo.

   Y no solo con tu personal, exígete esto también a ti mismo. Ejercita tu fuerza de voluntad, aunque eso suponga decir que no a esa hora o dos horas de televisión que te sirven para desconectar por la noche. Tal vez no chatear con los amigos de la peña de tu equipo de fútbol. En fin, en ocasiones la disciplina es la clave para aprovechar al máximo tu tiempo.

3. Controla tu agenda. Si consultas tu agenda en este momento, es probable que esté llena en un 90% con citas, reuniones o llamadas telefónicas que, en realidad, le interesan más a otras personas que a ti mismo. Puede darse el caso de que las demandas de los demás estén acabando con tu capacidad para controlar tu vida y ya dijimos antes que, o controlas el tiempo o él te controla a ti. Es evidente que hay cosas de terceros que requerirán tu atención, por eso la clave está en asegurarte de programar el tiempo para las cosas que son importantes para ti. Cosas que te acercan más a tus metas. ¿Quieres ir al gimnasio? Prográmalo. ¿Quieres leer más? ¡Ponlo en tu calendario!
4. Tu agenda es el reflejo de la calidad de tu vida. Si tiene muchos espacios en blanco es probable que tengas una vida impulsada por las demandas de otros o que estés ocupado en cosas con poco valor para tu negocio. Sí, al final del día trabajaste 12 horas, pero ¿qué hiciste realmente? Hay personas que contestarían a esta pregunta con algo parecido a esto: «Bueno, es que surgió una cosa y luego tuve que ir a la tienda porque a alguien se le olvidó pedir limones». ¿Comprendes?
5. Olvídate de la historia del “estoy muy ocupado” y del “no tengo tiempo”. La mayoría de la gente está ocupada. Si además a eso le sumas lo acelerado de la naturaleza de la industria de la restauración, no tendrías tiempo ni para respirar. Tienes que ser consciente de que el tiempo no es tuyo, solo lo utilizas lo mejor que puedes. Las personas que usan la excusa de no tener suficiente tiempo, básicamente, lo hacen porque no tienen sus prioridades claras. ¿Cómo podrían si no empresarios como Amancio Ortega, Elon Musk o Bill Gates conseguir todo lo que consiguen disponiendo solo de los mismos 1440 minutos diarios de los que dispones tú? Pues priorizando sus tareas con lo que es más importante para ellos y para la marca y pasando a la acción.
6. Elige tres tareas cada día, pero solo tres. Los seres humanos tendemos a sobrestimar lo que podemos hacer en un día y a subestimar el tiempo que lleva hacer una tarea en particular. Crees que puedes quitarte una docena de elementos de tu lista de tareas pendientes para hoy, pero cuando te sientas a hacer una de ellas, casi como por arte de magia, el tiempo se te escapa a toda velocidad. No te sientas mal. Es la naturaleza humana. Tres es un número más que aceptable. Oblígate cada día a hacer tres de las cosas importantes de tu lista y avanzarás a pasos agigantados.
7. Gestiona tu calendario. Cuando piensas en algo, es un sueño. Cuando empiezas a hablar de ello, se convierte en una posibilidad, pero cuando lo pones en tu calendario alcanza la categoría de compromiso.

   Las personas que son realmente eficientes programan todo en su calendario y lo usan como una brújula a lo largo del día. Crean bloques cortos de tiempo en su calendario en los que están totalmente enfocados en la tarea en cuestión. No hay teléfono móvil, ni correo electrónico, ni Facebook. Esta técnica, conocida como time blocking, funciona con bloques que generalmente son más efectivos si te los programas en tramos de 20 a 30 minutos. Si los utilizas adecuadamente descubrirás que, en realidad, no necesitas mucho tiempo para avanzar en una tarea, sino que lo que necesitas es enfoque.Ese es el verdadero secreto de la gestión del tiempo. Controlar tu enfoque durante cortos períodos de tiempo es la clave del éxito.

8. Prepárate hoy para mañana. Si deseas dominar las estrategias de administración del tiempo, tienes que aprender a planificarlas. El mejor momento para hacerlo no es de camino al trabajo por la mañana, sino la noche anterior. Tal vez justo antes de cerrar, cuando ya se ha ido casi todo el mundo, puedas encontrar el enfoque para planificar esas tres cosas que vas a hacer mañana inexcusablemente. Mira las categorías de tu lista, escoge las tres tareas, piensa qué debes hacer para avanzar en cada una de ellas y programa el tiempo en tu calendario.

   Por supuesto, los restaurantes son cualquier cosa menos «predecibles» y cada día trae consigo un poco de sorpresa o emoción. Así que la mejor manera de hacer las tres cosas con las que te has comprometido para mañana es programar dos bloques de enfoque a primera hora de la mañana. Eso te permite disponer del tiempo que necesitas antes de que las demandas de los demás (el personal, los proveedores, los cliente..) comiencen a demandar tu atención. El tercer bloque puedes colocarlo a lo largo del resto de la jornada, cuando preveas menor actividad.

9. Deja de mentirte a ti mismo. Deja de inventar excusas que justifiquen por qué no haces las cosas que pueden tener un impacto no solo en tu restaurante, sino también en tu vida. Nadie te recompensará en la vida o en los negocios por estar ocupado, sino por los resultados que consigas.

En definitiva, compañero hostelero, si quieres hacer más y ser más, deja de luchar contra el tiempo. Esa es una batalla que nunca ganarás.

Recuerda, tu enfoque es tu poder. No puedes controlar el tiempo. Lo único que puedes controlar es tu enfoque y la energía que pones en él, pero es más que suficiente para que veas cómo tu productividad se hacen más grande de lo que nunca hubieras podido imaginar.

Y tú… ¿qué estrategias de gestión del tiempo utilizas en tu restaurante?

Fórmate con el Método Gas. Atrévete a mejorar, muchos lo han hecho ya.  Y consigue que tu negocio funcione incorporando criterios profesionalizados de gestión de restaurantes.